Das neue Kreditorenmodul erleichtert die Arbeit mit dem Bezahlen von Rechnungen und Aufbewahren von Belegen für die Buchhaltung.
Die Idee ist simpel: jegliche Rechnungen und Belege werden einmalig ins Kreditorenmodul hochgeladen, die Daten ergänzt und allfällige Zahlungsaufträge ins e-Banking importiert (EZAG). Somit müssen diese Dokumente beziehungsweise Rechnungen nur noch einmal angefasst werden und z.B. nicht mehr separat bezahlt werden. Die relevanten Daten (Betrag, Datum, Fälligkeit, Kreditor, IBAN, Referenznummer etc.) werden dabei von Sanasearch automatisch erkannt, damit Ihr Aufwand minimal ist. Die Mehrwertsteuer und ausländische Währungen werden erfasst. Auch Ratenzahlungen respektive Splitzahlungen, sprich mehrfache Zahlungen pro Beleg, und Gutschriften wie Kreditkartenboni, Leistungen von Sozialversicherungen oder Krankentaggeld, sind möglich.
Wichtig: Der Browser Safari ist nicht geeignet, um die EZAG herunterzuladen. Wir empfehlen Ihnen den Google Chrome Browser zu benutzen. Weiterhin müssen Sie unter "Bank & Rechnungen" Ihre IBAN hinterlegen, um diese Funktion zu nutzen. Wenn Sie noch keine IBAN hinterlegt haben und auf den "Zahlungen herunterladen"-Button klicken, werden Sie weitergeleitet, sodass Sie Ihre IBAN hinterlegen können.
Gehen Sie in den Reiter "Rechnungen" und dann unter "Belege & Kreditoren"
Belege hochladen
Sie können im ersten Register "Belege & Kreditoren" bleiben.
Klicken Sie auf "+Hinzufügen".
Die Belege können Sie nun wie folgt hochladen:
- Drag&Drop (z.B. Rechnungen aus E-Mails)
- Ziehen Sie das Dokument aus einem Ordner direkt in das "Belege auswählen, reinziehen oder mit Copy&Paste (Ctrl +V) einfügen" Feld.
- Ziehen Sie das Dokument aus einem Ordner direkt in das "Belege auswählen, reinziehen oder mit Copy&Paste (Ctrl +V) einfügen" Feld.
- Copy&Paste (z.B. für Screenshots von E-Mails oder anderen Belegen)
- Nachdem Sie einen Screenshot gemacht haben können Sie auf Ihrer Tastatur "Ctrl" + V drücken, um den Screenshot einzufügen.
- Hochladen (z.B. von Scans von physischen Rechnungen)
- Klicken Sie auf das blaue Feld "Belege auswählen, reinziehen oder mit Copy&Paste (Ctrl +V) einfügen".
- Wählen Sie das korrekte Dokument von Ihrem Computer mit einem Doppelklick aus.
- Scannen des Dokuments via Sanasearch-App (z.B. physische Rechnungen)
- Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um auf Ihrem Handy das Dokument hochzuladen.
- Wählen Sie die Kamera-App aus.
- Schiessen Sie ein Foto Ihrer Rechnung.
- Klicken Sie auf "OK", falls das Bild gut geworden ist. Ansonsten können Sie es erneut versuchen.
- Speichern Sie, falls das Dokument richtig eingelesen wurde.
- Hochladen des Dokuments via Sanasearch-App (z.B. Screenshots vom Mobile)
- Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um auf Ihrem Handy das Dokument hochzuladen.
- Wählen Sie die Dateien-App aus.
- Wählen Sie die korrekte Datei auf Ihrem Telefon/IPad aus.
- Speichern Sie, falls das Dokument richtig eingelesen wurde.
Der Beleg wird danach automatisch eingelesen und angezeigt. Die Daten sind rechts sichtbar und können mit der Vorschau kontrolliert werden.
Wichtig: Der Zeitstempel ist nach einem Monat nicht mehr löschbar, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Deshalb kann das Belegbild nach dem Hochladen nicht mehr bearbeitet werden.
Belege via Mobiltelefon hochladen
Sie können Dokumente via Sanasearch-App mit Ihrem Mobiltelefon oder Tablet scannen und so einlesen. Dies ist ganz einfach, denn die Software erkennt automatisch, ob es sich um ein Mobiltelefon oder Tablet handelt. Klicken Sie dafür unten auf die Kamera und danach erscheint direkt der richtige Button:
Weiterhin können Sie im Menü (3 horizontale Striche) das Register "Rechnungen" und dann das Register "Belege und Kreditoren" auswählen. Hier können Sie über das "+" Ihre Rechnungen hochladen:
Daten ergänzen
Sind die Daten unvollständig, können diese ergänzt werden. Dies ist insbesondere bei ausländischen Währungen nötig, um den korrekten Frankenbetrag einzugeben. Es ist möglich, über den Button "Text" Inhalte wie IBAN-Nummern oder Adressen direkt aus dem Beleg zu kopieren. Bei PDF kann auch aus der Vorschau kopiert werden.
Excel-Export
Eine weitere nützliche Funktion ist der Export im Excel-Dokument, denn dort erscheint der Link zu den entsprechenden Belegen, welcher 7 Tage lang gültig ist. Beispielsweise könnte man das Excel-Dokument der Buchhaltung weiterleiten oder selbst zur Bearbeitung weiter nutzen.
Spesen via Teamplanner
Ist die Software mit Teamplanner verknüpft, können Sie mit dem Kreditoren-Modul auch Spesen und damit verbundene Angelegenheiten wie gemeinschaftlicher Kaffee etc. verbuchen. Ist im Teamplanner die jeweilige IBAN der Arbeitnehmer hinterlegt, kann man die Spesen direkt auf diese hinterlegen.
PostFinance - ein weiteres Feature
Kunden, die über ein Postfinance-Konto verfügen, können sich gerne bei uns melden. Denn es besteht die Möglichkeit, Gutschriften ohne ein zusätzliches Login ins persönliche eBanking direkt auf die Software zu ziehen.
Konten anlegen
Im zweiten Register "Kontenplan Buchhaltung" können Sie verschiedene Konten anlegen.
Um ein neues Konto anzulegen, klicken Sie zeurst auf "+Hinzufügen".
Füllen Sie alles korrekt in die Felder ein:
Sie können zwischen Aufwände, Erträge und Flüssige Mittel auswählen:
Erinnern Sie sich daran zu speichern.