Es gibt 4 Fehlermeldungen, welche erscheinen, wenn sich das System nicht sicher ist, ob die Rechnungen korrekt versendet wurden.
1. Externe E-Mail-Blockierung: Sehr selten tritt der Fall auf, dass eine Mail-Adresse eines Klienten/einer Klientin externe E-Mails teilweise blockiert. In diesem Fall kriegen Sie von unserer Software folgende Nachricht:
"Fehler beim Senden. E-Mail-Empfang meist nicht möglich (unbekannter Fehler). Wir können den Empfang deshalb nicht garantieren. Sie können die Rechnung auch selbst drucken."
2. Schlechte Verbindung: Auch kann der Fall auftreten, dass das System nicht sicher ist, ob die Verbindung genug gut ist. Dann bekommen Sie diese Meldung:
"Fehler beim senden. E-Mail Empfang meist nicht möglich (keine Verbindung möglich). Wir können den Empfang deshalb nicht garantieren. Sie können die Rechnung auch selber drucken."
3. Ungültige E-Mail-Adresse: Wenn sich das System nicht sicher ist, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist, dann bekommen Sie folgende Meldung:
"Fehler beim senden. E-Mail Empfang meist nicht möglich (ungültige E-Mail-Adresse). Wir können den Empfang deshalb nicht garantieren. Sie können die Rechnung auch selber drucken."
4. Spam-Markierung: Möglicherweise hat der/die Empfänger/in die E-Mail Adresse der Rechnungnoreply@sanasearch.ch
"Fehler beim senden. E-Mail Empfang nicht möglich (E-Mail Empfang nicht möglich). Wir können den Empfang deshalb nicht garantieren. Sie können die Rechnung auch selber drucken."
Beispiel einer Fehlermeldung:
Was können Sie nun tun?
Dies ist bloss eine Warnung für Sie selbst. Sie besagt, dass das Mail eventuell nicht ankommt.
1. Abklärung mit dem Patienten/der Patientin: Der erste Schritt ist also, mit dem Patienten/ der Patientin abzuklären, ob dieser/diese die Rechnung erhalten hat.
Wichtig: Normalerweise ist eine Rechnung nur einmal sendbar. In diesem Spezialfall, kann sie jedoch unbegrenzt oft gesendet werden, damit Sie die Option haben die E-Mail-Adresse zu ändern oder so oft zu schicken bis diese ankommt.
2. Status der Rechnung überprüfen: Rechnungen haben nach der entsprechenden Meldung, auch wenn sie versendet wurden, den Status "offen".
3. Manuelle Änderung des Rechnungsstatus: Wenn sich herausstellt, dass die Rechnung angekommen ist, können Sie diese folgendermassen manuell auf gesendet stellen:
4. Erneutes Versenden oder manuelle Versendung: Im Fall, dass Ihr Klient/ Ihre Klientin die Rechnung nicht erhalten hat, können Sie versuchen die Rechnung entweder erneut über das System zu versenden oder Sie können das PDF downloaden und dann manuell per E-Mail/Post versenden.
- Gehen Sie dafür unter "Rechnungen" auf "Rechnung öffnen/senden"
- Wählen Sie nun unter "An Patient senden" das Feld "selber drucken" an, damit im System automatisch vermerkt wird, dass die Rechnung versendet wurde. Nun können Sie auf "An Patient senden" klicken. Das PDF, welches dann automatisch geöffnet wird können Sie nun drucken oder herunterladen.
