Wichtig: Bevor Sie eine Mahnung versenden, empfehlen wir, zunächst die Zahlungsdatei der Bank hochzuladen, damit Sie sicherstellen können, ob die Rechnungen tatsächlich noch nicht getätigt wurden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Debitorenkontrolle/ Zahlungsdatei Bank
Sind offene Rechnungen mehr als 30 Tage pendent, kann eine Mahnung für die jeweilige Rechnung geschickt werden. Die 30-Tage-Frist ist eine Voreinstellung der Software. Diese können Sie gerne unter "Einstellungen" > "Bank & Rechnungen" im Register "Rechnungseinstellungen" ändern.
Bei der Rechnungsübersicht befindet sich ebenfalls eine Mahnungsübersicht, in der Sie Ihre gesamten Mahnungen einsehen können. Klicken Sie wie gewohnt die Rechnungsübersicht an und anschliessend das Register "Mahnungen (im Verzug)".
Sie sehen nun alle Rechnungen, welche über 30 Tage nicht bezahlt wurden. Mahnungen können Sie nur für diese Art von Rechnungen verschicken. Jetzt können Sie auf das Plus-Zeichen klicken. Danach öffnet sich die Mahnungsübersicht, in der Sie genauere Informationen für die Mahnung eingeben können.
Damit der Patient/die Patientin oder die Versicherung die Mahnung erhält, muss die Rechnung auch gesendet werden. Klicken Sie dazu auf den Tab "Weiter zum Senden" und anschliessend auf den grauen Button "An Patienten senden". Sie können durch Anklicken auswählen, ob Sie die Rechnung per Mail oder per Post zustellen wollen. Sie können die Mahnung auch selbst ausdrucken.
Sie können jetzt in die allgemeine Rechnungsübersicht wechseln und erneut den Filter "im Verzug" anwählen. Nun werden Sie sehen, dass bei der gemahnten Rechnung neu nicht nur noch "pendent", sondern auch "1x gemahnt" vermerkt ist.
Damit haben Sie erfolgreich eine Mahnung für eine in Verzug gekommene Rechnung erstellt.
