Dans la fenêtre débiteurs, vous pouvez cotrôler les entrées des paiements de vos débiteurs (clients/patients avec des factures ouvertes). Ceci est facilement réalisable dans ePhysio avec le contrôle automatique des débiteurs. Cette fonction compare rapidement et entièrement automatiquement les factures en suspens avec vos paiements entrants, de sorte que vous savez quelles factures ont déjà été payées.
Vous pouvez accéder à la vue des comptes débiteurs en cliquant sous"Débiteurs" dans le menu "Factures".
Fichier des paiements bancaires
Pour le contrôle automatique des débiteurs, vous avez besoin du fichier contenant les paiements de votre banque. Tous les paiements entrants sur votre compte sont enregistrés dans ce fichier.
Vous pouvez télécharger votre fichier de paiements (fichier QR/relevé de compte) dans votre e-banking. Selon la banque, ce fichier se trouve à un endroit légèrement différent dans l'e-banking: Paiements > Transferts de fichiers > Encaissements BVR ou dans documents.
ASTUCE : Si vous ne trouvez pas ce fichier dans l'e-banking de votre banque, il est facile à trouver via une requête Google.
Exemple BCGE:
Il est important que le fichier de paiements ait toujours un format camt.054 et soit un fichier xml pour qu'Sanasearch puisse le lire et l'utiliser pour le contrôle automatique des comptes débiteurs.
L'import des paiements doit être effectué régulièrement.
Contrôle automatique des débiteurs
Après avoir téléchargé votre fichier de paiement, vous pouvez lancer le contrôle automatique en cliquant sur le bouton "Importer le fichier de de la banque". En cliquant sur ce bouton, votre explorateur s'ouvre dans une autre fenêtre, où vous pouvez alors sélectionner le fichier de paiement que vous souhaitez importer dans Sanasearch.
Désormais, toutes les factures que vous trouvez dans votre aperçu des factures - ou dans la vue patient- sont automatiquement comparées à tous les paiements entrants conenus dans le fichier de paiement au moyen de leurs numéros de référence uniques respectifs (ou codes QR).
Sanasearch crée ensuite un journal de paiements pour vous à partir de cette comparaison. Il s'agit d'un fichier Excel contenant tous les paiements entrants (factures payées et partiellement payées). Vous pouvez l'imprimer afin de le conserver pour votre propre gestion administrative, par exemple.
En outre, Sanasearch change automatiquement le statut des factures en attente dont le paiement a été vérifié avec le contrôle automatique des débiteurs en accepté (payé) ou en attente (partiellement payé), s'il s'agit d'un montant partiel lors d'un paiement échelonné.
Le statut des factures peut également être modifié "manuellement" à l'aide de l'icône de traitement. Il est utilisé si le paiement ne passe pas par Sanasearch - c'est-à-dire que le paiement n'a pas été effectué avec un QR IBAN et n'est donc pas visible dans le fichier de paiements (par exemple, les paiements en espèces ou sur IBAN).
Tous les paiements effectués dans Sanasearch sont visibles sous notes de crédit.
Si un paiement n'a pas pu être attribué, il sera visible sous ouvert.
En cas de besoin, vous pouvez attribuer le paiement à une facture en cliquant sur le crayon
Dans de très rares cas, il peut arriver qu'un paiement soit comptabilisé par la banque plus tard dans la journée. Si vous avez exporté les paiements avant que celui-ci ne soit effectivement comptabilisé, il est possible qu'il n'apparaisse plus dans le fichier d'export suivant. Ce fonctionnement dépend de la banque ainsi que du type de compte bancaire utilisé.
Afin de vous assurer que tous les paiements ont bien été récupérés, nous vous recommandons de réexporter l'ensemble des paiements sur une période de six mois. Notre logiciel est conçu pour reconnaître automatiquement les paiements déjà importés. Ainsi, seuls les paiements qui n'avaient pas été pris en compte lors du premier import seront ajoutés.
Ce problème ne provient donc pas d'Sanasearch, mais du traitement effectué par la banque. Nous vous conseillons, si nécessaire, de contacter votre établissement bancaire afin de connaître la procédure appliquée aux paiements comptabilisés avec un décalage.
En attendant, vous pouvez également enregistrer le paiement manuellement en ouvrant la facture concernée, puis en cliquant sur l'icône du crayon et en sélectionnant « Éditer le paiement ».