1. E-Mail Erinnerung:
1.1 Automatische Erinnerung:
Unter "Agenda" in den "Einstellungen" können Sie die E-Mail Erinnerung aktivieren:
Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird eine Terminerinnerung per E-Mail versendet:
Genauere Einstellungen können Sie auf der gleichen Seite weiter unten vornehmen. Sie können die Anzahl Termine sowie die Tage auf der Erinnerung eingrenzen. Weiterhin können Sie wählen, wie viele Stunden vor dem Termin die Erinnerung versendet werden sollte. Alle Erinnerungen werden vom heutigen Tag aus versendet. Sollten Sie einen Termin aus der Vergangenheit erstellen, wird in diesem Fall keine Erinnerung mehr versendet.
Max. Anzahl: Wie viele Termine sollten maximal versendet werden?
Wenn Sie hier 1 eintragen wird immer der nächste Termin versenden. Ansonsten werden die x nächsten Termine versendet.
Wichtig: Wenn Sie unter max. Anzahl eine 1 setzen, wird immer der nächste Termin beachtet. Dadurch kann es sein, dass keine Bestätigung für eine Stornierung versendet wird, da es sich nicht um den nächsten Termin handelt.
max. Periode in Tage: Wie viele Tage sollten auf der Terminerinnerung abgebildet werden sein.
Wichtig: Wenn Sie bei max. Anzahl nichts stehen haben, aber bei max. Periode in Tage z.B 7 haben, dann werden alle Termine der nächsten Woche aufgelistet. Auch hier kann es vorkommen, das gewisse Anpassungen dafür sorgen, dass die Erinnerungen nicht wie gewünscht versendet werden. Dies wäre der Fall, wenn der angepasste Termin ausserhalb dieser Zeitspanne liegt.
Terminerinnerung x Stunden vor dem Termin: Wie viele Stunden vor dem nächsten Termin sollte die Erinnerung automatisch gesendet werden?
Wenn keine Zahl hinterlegt ist, wird die Erinnerung standardmässig 24 Stunden vor dem Termin versendet.
Bitte vergessen Sie nicht Ihre Änderungen zu speichern.
1.2. Im Termin selbst:
Sie können Terminerinnerung auch manuell senden. Gehen Sie auf den Termin und klicken Sie auf "Aktionen". Klicken Sie nun auf "Terminkarte per E-Mail versenden". Die Terminerinnerung wird, wie in den oben genannten Einstellungen, versendet.
Wichtig: Wenn Sie eine Einschränkung eingestellt haben, werden diese auch bei manuell gesendete Terminkarten übernommen. Das bedeutet, wenn Sie als maximale Anzahl 1 haben, wird jeweils nur der nächste Termin versendet. Dies auch, wenn Sie die Terminkarte für einen viel späteren Termin versenden möchten.
2. E-Mail Bestätigung:
Wenn Klient:innen Sie buchen, werden sowohl Sie als auch die Klient: innen eine E-Mail Bestätigung erhalten, dass der Termin erfolgreich gebucht wurde. Dies können Sie unter "Agenda" in den "Einstellungen" aktivieren:
Diese Einstellung sendet eine Terminbestätigung, wenn Klient:innen online buchen. Wenn Sie einen Termin manuell hinterlegen, müssen Sie die Terminkarte manuell versenden.
Wichtig für Gruppenpraxen: Unter "Einstellungen" > "Apps" im Register "Online-Buchung" können Sie einstellen, ob eine Bestätigung pro Therapeut:in versendet werden sollte.
Die E-Mail-Adresse können Sie unter "Einstellungen" > "Benutzer & Login" im Register "Login-Konto" hinterlegen. Erstellen Sie hierfür ein Login und wählen Sie Ihren Benutzer anstelle des "unpersönlichen Kontos" aus.
3. Rechnungen per E-Mail senden:
Eine weitere hilfreiche Funktion stellt der Rechnungsversand per E-Mail dar. Rechnungen können Sie ganz leicht über das Stift-Symbol direkt mit dem Button "Email senden (Rechnung)" versenden. Die Funktion finden Sie unter "Rechnungen" > "Übersicht".
Es wäre auch möglich zuerst die Rechnung mit dem Button "Rechnung öffnen/ senden" zu öffnen, um diese vor dem Versenden zu bearbeiten. Danach können Sie über das Register "An Patienten senden", die Rechnung versenden.
4. Dokumente über das System versenden:
Möchten Sie Dokumentationen an die Krankenkasse, an den Zuweiser/ die Zuweiserin oder an den Klienten/ die Klientin versenden? In dem folgenden Blogartikel zeigen wir Ihnen sehr gerne auf, wie Sie Dokumentationen versenden können: Versand Dokumentation (z.B. Kostengutsprache)
5. Absage per E-Mail:
Die Terminabsage können Sie auch über die E-Mail an Ihre Patienten und Patientinnen versenden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Blogartikel: Termine absagen