In der Debitorenansicht können Sie den Eingang der Zahlungen Ihrer Debitoren/Debitorinnen (Kunden/Kundinnen mit ausstehenden Rechnungen/Zahlungen) überprüfen. Dies gelingt in Sanasearch ganz einfach mit der automatischen Debitorenkontrolle. Diese Funktion übernimmt schnell und vollautomatisch den Abgleich der noch ausstehenden Rechnungen mit Ihren Zahlungseingängen, sodass Sie wissen, welche Rechnungen schon bezahlt wurden.
In die Debitorenansicht gelangen Sie, indem Sie entweder im Menu "Rechnungen" auf "Debitoren" klicken.
Zahlungsdatei der Bank
Für die automatische Debitorenkontrolle benötigen Sie die Zahlungsdatei Ihrer Bank. In dieser Datei sind alle Zahlungseingänge auf Ihrem Konto verzeichnet.
Ihre Zahlungsdatei (ESR-Datei/Kontoauszug) können Sie sich in Ihrem E-Banking herunterladen. Je nach Bank befindet sich diese Datei an einem etwas anderen Ort im E-Banking.
TIPP: Finden Sie diese Datei im E-Banking Ihrer Bank nicht, so lässt sich dies gut über eine Google-Anfrage herausfinden. Ansonsten können Sie den Support Ihrer Bank anrufen.
Beispiel ZKB E-Banking:
Wichtig für die Zahlungsdatei ist, dass diese immer ein bestimmtes Format haben muss, damit Sanasearch diese lesen und für die automatische Debitorenkontrolle verwenden kann.
Mögliches Format ist:
- CAMT 054
Automatische Debitorenkontrolle
Nachdem Sie sich Ihre Zahlungsdatei heruntergeladen haben, können Sie mithilfe des Buttons "Zahlungsdatei der Bank importieren" die automatische Kontrolle starten. Durch Anklicken dieses Buttons öffnet sich in einem weiteren Fenster Ihr Explorer, in dem Sie dann die zum Abgleich gewünschte Zahlungsdatei auswählen können. Wählen Sie die richtige Datei mit einem Doppelklick.
Nun werden alle Rechnungen, die Sie in Ihrer Rechnungsübersicht, respektive der Debitorenansicht, finden, automatisch mittels Ihren jeweils eindeutigen Referenznummern (oder QR-Codes) mit allen verzeichneten Zahlungseingängen (in der Zahlungsdatei) abgeglichen. ePhysio erstellt Ihnen aus diesem Abgleich anschliessend ein Zahlungsjournal. Dabei handelt es sich um eine Exceldatei mit allen erfolgten Zahlungseingängen (bezahlten und teilweise bezahlten Rechnungen). Diese ist ausdruckbar, damit Sie sie beispielsweise für Ihre eigene Administration ablegen können.
Ausserdem ändert Sanasearch nach der Kontrolle automatisch den Status der pendenten Rechnungen, deren Bezahlung mit der automatischen Debitorenkontrolle verifiziert wurde zu "akzeptiert (bezahlt)", respektive zu "pendent (teilweise bezahlt)", sofern es sich um einen Teilbetrag von einer Ratenzahlung handelt.
Der Status der Rechnungen lässt sich auch manuell mittels der Bearbeitungskästchen ändern. Dies kommt zur Anwendung, wenn die Zahlung nicht über ePhysio läuft. Die Zahlung geht somit nicht über die Bank und dadurch nicht in der Zahlungsdatei ersichtlich ist (Bsp. Barzahlungen).
Einen genaueren Eintrag zur manuellen Änderung des Rechnungsstatus und den anderen Funktionen im Bearbeitungskästchen finden Sie hier:
Einen Eintrag zur Ratenzahlung/Zahlungen die nicht über die Bank laufen finden Sie hier:
Warum wurde nichts aktualisiert, als ich das Dokument hochgeladen habe?:
Wenn Sie diese Nachricht erhalten, können verschiedene Gründe die Ursache sein:
1. Alles ist bereits abgeglichen. Wenn die Transaktionen bereits von der Bank abgeholt und abgeglichen wurden kann diese Meldung kommen. Wir empfehlen in diesem Fall, das File nochmals von der Bank abzuholen und anzuwählen, dass man alle Zahlungen erneuert abholen will.
2. Die Rechnungen wurden nicht über die QR-IBAN oder den QR-Code überwiesen, sondern über die normale IBAN-Nummer. Der dritte Fall tritt vor allem auf, wenn Sie neu mit der Software arbeiten. Dann haben die Kunden teilweise noch über eine alte Rechnung bezahlt oder nur auf die IBAN-Nummer überwiesen. In dem Fall müssten Sie die entsprechenden Rechnungen manuell auf bezahlt umstellen.
3. Sie haben nicht alle Daten abgeholt. Wichtig ist, dass Sie den richtigen Datenumfang auswählen:
