Wichtig: Bevor Sie eine Mahnung versenden, empfehlen wir, zunächst die Zahlungsdatei der Bank hochzuladen, damit Sie sicherstellen können, ob die Rechnungen tatsächlich noch nicht getätigt wurden. Weitere Informationen dazu hier: Debitorenkontrolle/ Zahlungsdatei Bank
Sind offene Rechnungen mehr als 30 Tage pendent, kann eine Mahnung für die jeweilige Rechnung geschickt werden. Die 30-Tage-Frist ist eine Voreinstellung von Sanasearch. Diese können Sie gerne in den "Einstellungen" unter "Bank & Rechnungen" anpassen.
Gehen Sie ins Register "Rechnungen" und danach auf "Übersicht". Um eine Mahnung zu versenden, klicken Sie zunächst auf den Filter "im Verzug", damit sehen Sie in der Rechnungsübersicht nur noch diejenigen Rechnungen, die sich im Verzug befinden, also seit über 30 Tage pendent sind. Mahnungen können Sie nur für diese Art von Rechnungen verschicken. Wählen Sie nun das Bearbeitungs-Symbol aus. Jetzt können Sie auf das Feld "Mahnung erstellen" klicken und schon öffnet sich die Mahnungsübersicht, in der Sie genauere Informationen für die Mahnung eingeben können.
Schliessen Sie Ihre Bearbeitungen an der Mahnung ab, indem Sie mithilfe des Speicherknopfs speichern. Damit der Patient/die Patientin oder die Versicherung die Mahnung erhält, muss die Rechnung nicht nur gespeichert, sondern auch gesendet werden. Klicken Sie dazu auf den Tab "Weiter zum Senden" und anschliessend auf den grauen Button "An Patienten senden". Sie können durch Anklicken auswählen, ob Sie die Rechnung per Mail oder per Post zustellen wollen. Sie können die Mahnung auch selbst ausdrucken.
Sie können jetzt in die allgemeine Rechnungsübersicht wechseln und erneut den Filter "im Verzug" anwählen. Nun werden Sie sehen, dass bei der gemahnten Rechnung neu nicht nur noch "pendent", sondern auch "1x gemahnt" vermerkt ist.
Bei der Rechnungsübersicht befindet sich ebenfalls eine Mahnungsübersicht, in der Sie Ihre gesamten Mahnungen einsehen können. Wenn Sie in das Register "Mahnungen" wechseln, sehen Sie auch, dass nun zuoberst die gerade gemahnte Rechnung erscheinen wird. So behalten Sie den Überblick über Ihre gemahnten Rechnungen. Damit haben Sie erfolgreich eine Mahnung für eine in Verzug gekommene Rechnung erstellt.
