DOKUMENTATION

Den Absagetext für die Terminkarten/Online-Buchung anpassen

Gehen Sie in die "Einstellungen" von Sanasearch und wählen Sie Ihr "Profil" aus. Im ersten Register "Angaben" zu Ihrem Profil finden Sie das Feld vor, in dem Sie einen beliebigen Text einfügen können, der als Absagebedingung auf Terminkarten und der Online-Buchung erscheinen soll.

Wichtig: Der Haken für "Stornierung Termin durch Patienten erlauben" sollte gesetzt sein. Sie können die stornierungsfrist selbst wählen.

Online-Buchung aktivieren

Die Online-Buchung befindet sich unter "Einstellungen" im Reiter "Apps". Sobald Sie auf die Schaltfläche "Online-Buchung" klicken, erscheint die Option "Online-Buchung aktivieren". Setzen Sie dort den Haken, dann ist die Online-Buchung aktiviert. 

Die Online-Buchung nach Ihrem Wünschen anpassen

Gehen Sie dazu in die "Einstellungen" von Sanasearch und wählen Sie die Schaltfläche "Apps" aus. Wählen Sie nun den Reiter "Online-Buchung" aus. Sie gelangen damit auf diese Übersicht. Hier können Sie verschiedene Dinge nach Ihren Wünschen einstellen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die einzelnen Schritte vor und was Sie genau bei jedem Schritt einstellen und bearbeiten können. 

Wir werden nun Ihnen diese 8 Register der Online Buchungvorstellen.

1. Einstellungen

Verschiedenste Standardeinstellungen können hier vorgenommen werden. Wir erklären Ihnen hier, was die verschiedenen Felder bedeuten:

1. "Online-Buchung aktivieren": Hier können Sie die Online-Buchung aktivieren. Die anderen Felder kommen dann zum vorschein.

2. "Berechnungsmethode Verfügbarkeiten": Hier haben Sie zwei Optionen:

3. "Maximaler Buchungszeitraum in Tagen": Unter "maximaler Buchungszeitraum in Tagen" tragen Sie ein, wie viele Tage im voraus Sie online buchbar sein wollen.

4. "Früheste Buchung möglich in X Stunden ab jetzt": Da heutzutage viele Personen sehr spontan einen Termine haben wollen, empfehlen wir dort möglichst kurzfristige Termine anzubieten.

5. "Gruppenbuchungen aktivieren": Setzen Sie dieses Häkchen, wenn Sie mehrere Personen unter einer Behandlung gleichzeitig therapieren wollen.

6. "Buchungen pro Therapeuten erlauben": Wir empfehlen, dieses Häkchen immer zu setzen. Somit buchen die Patienten/Patientinnen den Therapeuten/die Therapeutin und nicht die Praxis.

7. "Bestätigung an Therapeuten senden": Wenn Sie sicherstellen möchten, dass nicht nur die Praxis, sondern auch die behandelnden Therapeut:innen eine online Buchungsbestätigung bekommen, können Sie unter "Einstellungen", dann "Benutzer und Login" pro Therapeut:in eine separate E-Mail-Adresse hinterlegen. So erhält der/die zuständige Therapeut:in ebenfalls eine Bestätigung, sobald sein/e Patient:in einen Termin gebucht hat. 

8. "Telefonnummer via SMS validieren" (kostenpflichtig): Setzen Sie dieses Häkchen, wenn Sie sicher gehen wollen, dass der Patient/die Patientin die richtige Telefonnummer angegeben hat.

9. "Nachricht ist obligatorisch": Setzen Sie dieses Häkchen, wenn Sie immer eine Nachricht vom Patienten/von de Patientin der online gebucht hat haben wollen.

10. "AGB": Hier können Sie Bedingungen hinschreiben, die der Patient/ die Patientin beim onlinebuchen akzeptieren muss. Klicken Sie dafür auf das blaue Stiftsymbol.

11. "Alternativer Bestätigungstext, ansonsten Absagebedingungen gemäss Einstellungen": Hier können Sie einen alternativen Bestätigungstext für die Onlinebuchung verfassen.

12. "Alternativer Buchungs-Link für E-Mail-Terminbestätigung, ansonsten Standard-Link": Hier fügen wir Ihnen den Link zu Ihrer Onlinebuchung ein.

13. "Alternative Email für Terminbestätigung": Hier können Sie noch eine weitere Emailadresse angeben, an die eine Bestätigungs-E-Mail nach einer Onlinebuchung geschickt werden sollte. 

Standorte

Hier können Sie Ihre Standorte bearbeiten. Wenn Sie auf das blaue "Stift"-Symbol klicken, können Sie die Standorte online buchbar machen.

Kategorien

Sie können hier Ihre Behandlungsangebote in verschiedene Kategorien unterteilen. Das benötigen Sie nur, wenn Sie viele verschiedene Behandlungen anbieten und der/die PatientIn so die Übersicht verliert.

Behandlungen

Hier können Sie Behandlungen online buchbar machen. Gehen Sie auf die gewünschte Behandlung, indem Sie auf das "Stift"-Symbol klicken. Die letzte Spalte zeigt an, ob die Behandlung buchbar ist. Sie können Behandlungen auch direkt unter "Agenda" bearbeiten.

1. "Dauer in Minuten": Hier können Sie die Dauer der Behandlung eingeben.

2. "Videoanruf (Link wird generiert)": Hier wird ein Meet Link generiert, welcher versendet wird.

3. "Behandlungen online buchbar machen": Wählen Sie die Behandlungen aus, die online buchbar sein sollten, indem Sie diesen Haken setzen. Die anderen Felder werden nun erscheinen.

4. "Titel": Unter diesem Namen wird der Termin in der Onlinebuchung angezeigt.

5. "Beschreibung": Geben Sie hier der Behandlung eine Beschreibung.

6. "Buchungskategoie": Falls Sie Kategorien hergestellt haben, können Sie Behandlungen in diese hinzufügen.

7. "Preis ausblenden für private Leistungen": Setzen Sie dieses Häkchen, wenn die Patienten/Patientinnen den Preis nicht sehen sollen.

8. "Vorbereitungszeit in Minuten": Brauchen Sie einige Minuten vor einem Termin, um sich vorzubereiten? Tragen Sie hier die Minuten ein.

9. "Nachbereitungszeit in Minuten": Brauchen Sie einige Minuten nach einem Termin, um sich vorzubereiten oder wollen sie eine kurze Pause? Tragen Sie hier die Minuten ein.

10. "Anzahl der gleichzeitig buchbaren Behandlungen": Es ist für den Patienten/die Patientin möglich, mehrere Sitzungen gleichzeitig zu buchen (z.B. Klassische-Massage für Mittwoch und Fussreflexzonen-Massage für Freitag). Tragen Sie die gewünschte Anzahl ins vorgesehene Feld ein und speichern Sie Ihre Angaben ab. 

11. "Alternativtermine anbieten (Verzögerung in Minuten)": Falls Sie zum Beispiel Ihren Klienten im 20 Minuten-Takt einen Termin anbieten möchten, können Sie hier 20 hineinschreiben. Die Online-Buchung sieht dann so aus:

12. "Maximale Teilnehmerzahl": Wenn Sie mehrere Personen unter einer Behandlung zur selben Zeit therapieren wollen, können Sie hier angeben wie viele gleichzeitig buchen können.

Die Einstellungen 9 bis 12 sind nur mögich, wenn Sie das Onlinebuchungs PlugIn aus der Software benutzen!

13. "Hochladen der Verschreibung bei Online-Buchung aktivieren": Setzten Sie dieses Häkchen, wenn Sie möchten, dass Klient: innen die Verschreibung/ Verordnung gleich einsenden können. Das lohnt sich vor allem, wenn Sie grundsätzlich nur über Verschreibungen behandeln.

14. "Nachricht Online-Buchung obligatorisch": Setzen Sie dieses Häkchen, wenn Sie immer eine Nachricht vom Patienten/von der Patientin der/die online gebucht hat, haben wollen.

15. "Zusätzliche Information": Hier können Sie Informationen, die wichtig für diese Behandlung hinzufügen. Diese wird in der Buchungsbestätigung mit dem Termin aufgezeigt. Sie können hier wichtige Links einfüge, damit der Patient diese erhält.

16. "VeKa-Upload auf Handy sichtbar": Setzen Sie dieses Häkchen, wenn Sie wollen, dass der Patient/die Patientin seine Versichtertenkarte direkt über die Onlinebuchung hochladen kann.

17. "Erweiterte Einstellungen der Behandlungen": Wenn Sie das Feld "Erweiterte Eingaben anzeigen" aktivieren, erscheinen zusätzliche Felder bei den Behandlungen. 

18. - 22. "... obligatorisch": Hier können Sie entscheiden, ob der Patient/die Patientin bei der Terminbuchung die Versichertenkartennummer, die AHV-Nummer, die Adresse, das Geschlecht oder die Telefonnummer eingeben muss. Selbstverständlich können Sie alle Optionen wählen oder nur einzelne aktivieren. 

Profil

Hier können Sie nichts tun. Gehen Sie weiter zu Buchungszeiten.

Team

Hier können Sie die Konten der verschiedenen Therapeuten/Therapeutinnen auswählen und bearbeiten. Klicken Sie dazu wieder auf das "Stift"-Symbol.

Buchungszeiten

Hier definieren Sie genau die Zeiten, an denen Sie als Therapeut/Therapeutin buchbar sein möchten. Sie erstellen einen Plan, in dem Sie festhalten, wie und wann genau Sie buchbar sein möchten, das heisst, Sie bestimmen den Zeitraum, in dem es dem Patienten/der Patientin möglich ist, Termine zu buchen. Auch können Sie angeben, welche Behandlungsarten wann buchbar sein sollen. Es gibt für alle Therapeuten/Therapeutinnen diese fünf Optionen (Hinzufügen, Kalender, bearbeiten, Zeit kopieren und löschen).

"Kalender": Hier können Sie die Verfügbarkeit angeben. Sie müssen mit der der linken Maustaste auf das Zeitfeld klicken, in welcher Sie verfügbar sind. Dannach ziehen Sie die Maus bis zur gewünschten Zeit hin. Wenn Sie auf eine Zeitspanne klicken, dann können Sie die Zeit und die buchbare Behandlung bearbeiten.

"Bearbeiten": Hier können Sie die Bezeichnung, die Periodendauer und die Gültigkeit bearbeiten.

"Zeiten kopieren": Das Feld hier sieht gleich aus, wie die ausgewählte Buchungszeit. Hier können Sie Buchungszeiten kopieren und verändern, damit Sie diese nicht neu erstellen müssen. Mehr zum Nutzen dazu unter SPEZIELLE WOCHE IN DER ONLINE BUCHUNG EINTRAGEN

Wichtig:

• Wichtig zu wissen ist, dass die Periodendauer des Planes grundsätzlich immer 1 beträgt, es handelt sich nicht um die Gesamtzahl der Wochen im Jahr, sondern der Anzahl verschieden geplanter Wochen.

• Das heisst: Sobald die Periodendauer mehr als 1 beträgt, wechseln sich die Pläne periodisch wöchentlich ab. Möchten Sie beispielsweise in einer Woche nur Montag bis Mittwoch buchbar sein und in der anderen Woche aber Donnerstag bis Freitag, dann wählen Sie Periodendauer 2. Würden Sie die Periodendauer 3 wählen, dann käme in Woche 1 ihr erster Plan, in Woche 2 ihr zweiter Plan und in Woche 3 ihr dritter Plan, und dann startet das Ganze erneut in der 4. Woche mit dem ersten Plan.

"Löschen": Sie können Buchungszeiten löschen.

"Hinzufügen": Sie können eine neue Buchungszeit hinzufügen.

Im verknüpften Sanasearch Kalender können Sie auch rasch Änderungen beispielsweise mithilfe von Blockern machen, falls Sie kurzfristig an einem Tag nicht buchbar sein möchten. Damit muss nicht der ganze Plan in der Online-Buchung geändert werden. Diese Blocker können auch repetierend eingestellt werden (unter "Serientermin"). Dafür müssen Sie im Kalender mit der linken Maustaste an dem gewünschten Tag und der gewünschten Zeit drücken und bis zum gewünschten Ende ziehen. Ein neues Fenster öffnet sich:

Link für Webseite

Hier können Sie nun zum Schluss den Link kopieren, um auf Ihrer Webseite die Online-Buchung zu verlinken. Für jeden Standort gibt es einen separaten Link. Sie können die Farben auswöhlen, falls Sie als IFrame diese in tBooking integrieren möchten.