DOKUMENTATION

Online-Buchung aktivieren

Die Online-Buchung wird von unserem Team in der Aufsetzung für Sie aktiviert, sofern Sie das korrekte Abonnement besitzen. Gerne können Sie sich bei unserem Support unter support@sanasearch.ch melden.

Die Online-Buchung nach Ihren Wünschen anpassen

Gehen Sie dazu in die "Einstellungen" von Sanasearch und wählen Sie die Schaltfläche "Apps" aus. Wählen Sie nun den Reiter "Online-Buchung" aus. Sie gelangen damit auf diese Übersicht. Hier können Sie verschiedene Dinge nach Ihren Wünschen einstellen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die einzelnen Schritte vor und was Sie genau bei jedem Schritt einstellen und bearbeiten können. Sollte Ihre Ansicht etwas variieren, liegt das an den Softwareeinstellungen. Zum Beispiel kann es sein, dass Sie das Feld "Standorte" oder "Team" nicht sehen. In diesem Fall besitzen Sie nur einen Standort und keine weiteren Benutzer. Die Zahlen der Register können aus diesem Grund auch variieren.

Wir werden nun Ihnen diese 8 Register der Online Buchungvorstellen.

1. Einstellungen

Verschiedenste Standardeinstellungen können hier vorgenommen werden. Wir erklären Ihnen hier, was die verschiedenen Felder bedeuten:

1. "Online-Buchung aktivieren": Hier können Sie die Online-Buchung aktivieren. Die anderen Felder kommen dann zum vorschein.

2. "Berechnungsmethode Verfügbarkeiten": Hier haben Sie zwei Optionen:

3. "Maximaler Buchungszeitraum in Tagen": Unter "maximaler Buchungszeitraum in Tagen" tragen Sie ein, wie viele Tage im voraus Sie online buchbar sein wollen.

4. "Früheste Buchung möglich in X Stunden ab jetzt": Da heutzutage viele Personen sehr spontan einen Termine haben wollen, empfehlen wir dort möglichst kurzfristige Termine anzubieten.

5. "Gruppenbuchungen aktivieren": Setzen Sie dieses Häkchen, wenn Sie mehrere Personen unter einer Behandlung gleichzeitig therapieren wollen.

6. "Buchungen pro Therapeuten erlauben": Diese einstellung benötigen Sie nur, wenn Sie mehrere Benutzer besitzen. Wir empfehlen, dieses Häkchen immer zu setzen. Somit buchen die Patienten/Patientinnen den Therapeuten/die Therapeutin und nicht die Praxis.

7. "Bestätigung an Therapeuten senden": Diese einstellung benötigen Sie nur, wenn Sie mehrere Benutzer besitzen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass nicht nur die Praxis, sondern auch die behandelnden Therapeut:innen eine online Buchungsbestätigung bekommen, können Sie unter "Einstellungen", dann "Benutzer und Login" pro Therapeut:in eine separate E-Mail-Adresse hinterlegen. So erhält der/die zuständige Therapeut:in ebenfalls eine Bestätigung, sobald sein/e Patient:in einen Termin gebucht hat. 

8. "Telefonnummer via SMS validieren" (kostenpflichtig): Setzen Sie dieses Häkchen, wenn Sie sicher gehen wollen, dass der Patient/die Patientin die richtige Telefonnummer angegeben hat. Mehr Infos: SMS Funktionen

9. "Nachricht ist obligatorisch": Setzen Sie dieses Häkchen, wenn Sie immer eine Nachricht von der Person, welche online gebucht hat, haben wollen.

10. "AGB": Hier können Sie Bedingungen hinschreiben, die der Patient/ die Patientin beim online buchen akzeptieren muss. Klicken Sie dafür auf das blaue Stiftsymbol.

11. "Alternativer Bestätigungstext, ansonsten Absagebedingungen gemäss Einstellungen": Hier können Sie Ihre AGB's für die Onlinebuchung verfassen. Diese wird nur beim Buchen unter dem Link im Register "Link für Webseite" aufgezeigt.

12. "Alternativer Buchungs-Link für E-Mail-Terminbestätigung, ansonsten Standard-Link": Hier fügen wir Ihnen den Link zu Ihrer Online-Buchung ein.

13. "Alternative Email für Terminbestätigung": Hier können Sie noch eine weitere Emailadresse angeben, an die eine Bestätigungs-E-Mail nach einer Online-Buchung geschickt werden sollte. 

Standorte

Hier können Sie Ihre Standorte bearbeiten. Wenn Sie auf das blaue "Stift"-Symbol klicken, können Sie die Standorte online buchbar machen. 

Sie können Ihre Adresse gleich in dieser Ansicht anpassen. Weiterhin können Sie dies in den "Einstellungen" unter "Profil" anpassen. Weitere Infos finden Sie in diesen Blogartikel: Adresse anpassen und Mit mehreren ZSR- und GLN-Nummern arbeiten.

Kategorien

Sie können hier Ihre Behandlungsangebote in verschiedene Kategorien unterteilen. Das benötigen Sie nur, wenn Sie viele verschiedene Behandlungen anbieten und der/die PatientIn so die Übersicht verliert.

Behandlungen

Hier können Sie Behandlungen online buchbar machen. Gehen Sie auf die gewünschte Behandlung, indem Sie auf das "Stift"-Symbol klicken. Die letzte Spalte zeigt an, ob die Behandlung buchbar ist. Sie können Behandlungen auch direkt unter "Agenda" und dann "Behandlungen" bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie hier: Behandlungen erfassen

1. "Dauer in Minuten": Hier können Sie die Dauer der Behandlung eingeben.

2. "Videoanruf (Link wird generiert)": Hier wird ein Meet Link generiert, welcher versendet wird. Weitere Informationen finden Sie hier: Video-Anrufe (Whereby, Jitsi)

3. "Behandlungen online buchbar machen": Setzen Sie den Haken, um die Online-Buchung für diese Behandlung zu aktivieren. Die anderen Felder werden nun erscheinen.

4. "Titel": Unter diesem Namen wird der Termin in der Online-Buchung angezeigt. Wir empfehlen Ihnen einen Titel zu setzen.

5. "Beschreibung": Geben Sie hier der Behandlung eine Beschreibung. Dieses Feld können Sie auch gerne leer lassen. Die Beschreibung wird weder in der Online-Buchung auf Ihrem Sanasearch-Profil noch auf dem entsprechenden Plugin angezeigt. Die Beschreibung ist nur im Plugin unter "Link für Webseite" enthalten. Weiteres zu diesem Plugin erfahren Sie weiter unten.

6. "Buchungskategoie": Falls Sie Kategorien erstellt haben, können Sie Behandlungen in diese hinzufügen.

7. "Preis ausblenden für private Leistungen": Setzen Sie dieses Häkchen, wenn die Patienten/Patientinnen den Preis nicht sehen sollen. Dieser Haken gilt nur für VVG- Behandlungen. Die Preise für Behandlungen im KVG, IVG etc. werden nicht angezeigt, da diese an die Krankenkasse versendet werden.

8. "Vorbereitungszeit in Minuten": Brauchen Sie einige Minuten vor einem Termin, um sich vorzubereiten? Tragen Sie hier die Minuten ein.

9. "Nachbereitungszeit in Minuten": Brauchen Sie einige Minuten nach einem Termin, um sich nachzubereiten oder wollen sie eine kurze Pause? Tragen Sie hier die Minuten ein.

10. "Anzahl der gleichzeitig buchbaren Terminen": Sie können dem Patienten/der Patientin ermöglichen, mehrere Sitzungen gleichzeitig zu buchen (z.B. Klassische-Massage für die nächsten vier Wochen am Mittwoch). Tragen Sie die gewünschte Anzahl ins vorgesehene Feld ein, welche gleichzeitig buchbar sein sollte. Dieses Feld giltet nur für das Plugin aus der Software. In Ihrem Sanasearch Profil und dem entsprechenden Plugin ist diese Funktion jederzeit aktiviert.

11. "Alternativtermine anbieten (Verzögerung in Minuten)": Falls Sie zum Beispiel Ihren Klienten im 20 Minuten-Takt einen Termin anbieten möchten, können Sie hier 20 hineinschreiben. Die Online-Buchung sieht dann so aus:

12. "Maximale Teilnehmerzahl": Wenn Sie mehrere Personen unter einer Behandlung zur selben Zeit therapieren wollen, können Sie hier angeben wie viele gleichzeitig buchen können. Diese Einstellung gilt für die Online-Buchung. Um die Gruppenbehandlung zu verrechnen, kann Ihnen dieser Blogartikel weiterhelfen: Anzahl der Gruppenteilnehmer bestimmen.

13. "Hochladen der Verschreibung bei Online-Buchung aktivieren": Setzten Sie dieses Häkchen, wenn Sie möchten, dass Klient: innen die Verschreibung/ Verordnung gleich einsenden können. Das lohnt sich vor allem, wenn Sie grundsätzlich nur über Verschreibungen behandeln. Dieses Feature ist nur in der Online-Buchung aus der Software möglich.

14. "Nachricht Online-Buchung obligatorisch": Setzen Sie dieses Häkchen, wenn Sie bei jeder Buchung eine persönliche Nachricht vom Patienten/ von der Patientin erhalten möchten. 

15. "Zusätzliche Information": Hier können Sie Informationen, die wichtig für diese Behandlung sind, hinzufügen. Diese wird in der Buchungsbestätigung mit dem Termin aufgezeigt. Sie können hier unteranderem auch wichtige Links einfügen, damit der Patient/die Patientin diese erhält.

16. "VeKa-Upload auf Handy sichtbar": Setzen Sie dieses Häkchen, wenn Sie wollen, dass der Patient/die Patientin seine Versichtertenkarte direkt über die Online-Buchung hochladen kann. Dieses Feature ist nur in der Online-Buchung aus der Software möglich.

17. "Erweiterte Eingaben anzeigen": Wenn Sie das Feld "Erweiterte Eingaben anzeigen" aktivieren, erscheinen zusätzliche Felder bei den Behandlungen. Diese Felder werden in der Online-Buchungs-Plugin der Software angezeigt. Diese Felder erscheinen nicht in Ihrem Sanasearch-Profil oder sollten Sie das entsprechende Plugin auf Ihrer Webseite benutzen. 

18. - 22. "... obligatorisch": Hier können Sie entscheiden, ob der Patient/die Patientin bei der Terminbuchung die Versichertenkartennummer, die AHV-Nummer, die Adresse, das Geschlecht oder die Telefonnummer eingeben muss. Selbstverständlich können Sie alle Optionen wählen oder nur einzelne aktivieren. Wir empfehlen, diese Felder nicht zu aktivieren, da viele Patient:innen diese Angaben nicht bei jeder Buchung angeben möchten.

Profil

Hier können Sie nichts tun. Gehen Sie weiter zu den Buchungszeiten.

Team

Hier können Sie die Konten der verschiedenen Therapeuten/Therapeutinnen auswählen und bearbeiten. Klicken Sie dazu wieder auf das "Stift"-Symbol. In der Regel können Sie diesen Bereich ignorieren. Es sollte alles aktiviert sein. Sie können weiter zu den Buchungszeiten.

Buchungszeiten

Hier definieren Sie genau die Zeiten, an denen Sie als Therapeut/Therapeutin buchbar sein möchten. Sie erstellen einen Plan, in dem Sie festhalten, wie und wann genau Sie buchbar sein möchten. Das heisst, Sie bestimmen den Zeitraum, in dem es dem Patienten/der Patientin möglich ist, Termine zu buchen. Auch können Sie angeben, welche Behandlungsarten wann buchbar sind. Es gibt für alle Therapeuten/Therapeutinnen diese fünf Optionen: Hinzufügen, Kalender, Bearbeiten, Zeiten kopieren und Löschen.

 "Hinzufügen": Sie können eine neue Buchungszeit hinzufügen.

"Kalender": Hier können Sie die Verfügbarkeit angeben. Sie müssen mit der der linken Maustaste auf das Zeitfeld klicken, in welcher Sie verfügbar sind. Dannach ziehen Sie die Maus bis zur gewünschten Zeit hin. Wenn Sie auf eine Zeitspanne klicken, dann können Sie die Zeit und die buchbare Behandlung bearbeiten. Die Buchungszeiten werden pro Therapeut:in gesetzt.

"Bearbeiten": Hier können Sie die Bezeichnung, die Periodendauer und die Gültigkeit Ihrer Buchungszeiten bearbeiten.

"Zeiten kopieren": Mit diesem Feld können Sie alle Funktionen einer alten Buchungzeit kopieren. Auf diesem Weg können Sie kleine Veränderungen durchführen. Weitere Informationen finden Sie hier: SPEZIELLE WOCHE IN DER ONLINE BUCHUNG EINTRAGEN

Wichtig:

• Wichtig zu wissen ist, dass die Periodendauer des Planes grundsätzlich immer 1 beträgt. Es handelt sich nicht um die Gesamtzahl der Wochen im Jahr oder des Monats, sondern der Anzahl verschieden geplanter Wochen.

• Das heisst: Sobald die Periodendauer mehr als 1 beträgt, wechseln sich die Pläne periodisch wöchentlich ab. Möchten Sie beispielsweise in einer Woche nur Montag bis Mittwoch buchbar sein und in der anderen Woche aber Donnerstag bis Freitag, dann wählen Sie Periodendauer 2. Würden Sie die Periodendauer 3 wählen, dann käme in Woche 1 ihr erster Plan, in Woche 2 ihr zweiter Plan und in Woche 3 ihr dritter Plan, und dann startet das Ganze erneut in der 4. Woche mit dem ersten Plan.

"Löschen": Sie können Buchungszeiten löschen.

In Ihrer Agenda können Sie unregelmässige Anpassungen mithilfe von Blockern erstellen. Falls Sie kurzfristig an einem Tag nicht buchbar sein möchten, können Sie einen Blocker setzen. Damit muss nicht der ganze Plan in der Online-Buchung geändert werden. Diese Blocker können auch repetierend eingestellt werden (unter "Serientermin"). Dafür müssen Sie im Kalender mit der linken Maustaste an dem gewünschten Tag und der gewünschten Zeit drücken und bis zum gewünschten Ende ziehen. Ein neues Fenster öffnet sich:

Weitere Informationen finden Sie in diesen Blogartikel: Buchungszeiten erstellen und Blocker setzen.

Link für Webseite

Hier können Sie nun zum Schluss den Link kopieren, um das Plugin auf Ihrer Webseite zu implementieren. Für jeden Standort gibt es einen separaten Link. Sie können die Farben auswählen, welche Sie in der Online-Buchung integrieren möchten. Die Anpassungen verändern den Code kurzzeitig, welchen Sie kopieren können. Die Farben werden danach wieder auf die Standardfarben zurückgesetzt, sollten Sie diesen Bereich erneut öffnen. Weitere Informationen zur Implementierung finden Sie hier: Online-Buchung implementieren. 

Den Absagetext für die Terminkarten/Online-Buchung anpassen

Gehen Sie in die "Einstellungen" von Sanasearch und wählen Sie Ihr "Profil" aus. Im ersten Register "Angaben" zu Ihrem Profil finden Sie das Feld vor, in dem Sie einen beliebigen Text einfügen können, der als Absagebedingung auf Terminkarten und der Online-Buchung erscheinen soll.

Wichtig: Wenn Sie diesen Haken "Stornierung Termin durch Patienten erlauben" setzten, können Klient:innen Termine stornieren. Die Stornierungsfrist können Sie selbst auswählen.

Der Text wird in der Terminbestätigung unterhalb der Adresse aufgezeigt: