DOKUMENTATION

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Wir hoffen, dass diese Anpassungen Ihren Alltag noch reibungsloser gestalten werden und freuen uns sehr auf Ihr Feedback. Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Lesen und wunderschöne Wintertage!

• Neues Kreditorenmodul für eine effiziente Rechnungsverwaltung:

Das neue Kreditorenmodul macht die Verwaltung und Bezahlung von Rechnungen sowie das Aufbewahren von Belegen deutlich einfacher. Alle Rechnungen und Belege werden einmalig in das Modul hochgeladen, die relevanten Daten wie Betrag, Datum und Fälligkeit automatisch erkannt, und Zahlungsaufträge können direkt ins e-Banking importiert werden. Ein Excel-Export mit den Belegen als Bild für die Buchhaltung steht zur Verfügung. 

Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Blog: Belege und Kreditoren.

 

• Mehrere Bankkonten PostFinance Debitoren-Abgleich

Unsere Software ermöglicht es Ihnen nun, für die Debitorenkontrolle mehrere Bankkonten von PostFinance direkt zu verknüpfen. Die Funktion steht über Login-Konten zur Verfügung. Pro Login-Konto kann eine direkte Verknüpfung mit PostFinance eingerichtet werden, sodass Gutschriften automatisch vom E-Banking importiert werden können ohne Login ins E-Banking. Wenn Sie daran interessiert sind, melden Sie sich gerne bei uns! Wichtig zu wissen ist, dass die Dateien jeweils nur für 9 Tage verügbar sind. 

 

• Gutschriften als eigene Tabelle verwalten:

Gutschriften können nun in der Sanasearch-Software in einer eigenen Tabelle verwaltet werden. So können Sie Gutschriften, die nicht zugeordnet sind, einfacher finden und zuordnen. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Blog: Gutschriften verwalten.

 

• Neue Funktion unter Auswertungen 'Leistungskontrolle':

Neu befindet sich bei den Auswertungen ein zusätzlicher Tab: die Leistungskontrolle. Hier können Sie eine Übersicht aller Leistungen und verrechenbarer Stunden finden. Die Ansicht ist sowohl für den Admin als auch für Therapeut:innen zugänglich. Eigene Leistungen können mit einer Zeitangabe versehen werden, damit diese auch in die Statistik einfließen können. Dies dient mehrheitlich zur Kontrolle Ihrer Praxis. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Blog: Auswertungen.

 

• Video-Calls direkt integriert:

Video-Calls sind jetzt direkt in der Sanasearch-Software integriert. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Teletherapie direkt aus dem Programm auszuführen, sowohl für online gebuchte als auch direkt eingetragene Termine. In diesem Blog erfahren Sie mehr dazu: Video-Anrufe (Whereby, Jitsi).

 

• Aktivitäts-Historie:

In der Sanasearch-Software kann die Aktivitäts-Historie von Terminen und Dokumenten sichtbar für Sie angezeigt werden. Sie können nun nicht nur sehen, wann ein Termin erstellt oder geändert wurde, sondern auch, wann eine SMS versendet, eine automatische Terminerinnerung verschickt oder eine Terminkarte gedruckt wurde. Diese erweiterte Sichtbarkeit sorgt für mehr Transparenz und erleichtert Ihnen Abklärungen. Wir möchten gerne an dieser Stelle erwähnen, dass diese Daten seit Beginn des Programms getrackt wurden, jetzt einfach noch die Sichtbarkeit der Daten für alle Nutzer dazu gekommen ist. Mehr dazu: Aktivitäts-Historie.

 

• Blocker für ausgewählte Mitarbeiter oder Räumlichkeiten:

Sie können neu entscheiden, ob ein Blocker pro Therapeut:in oder für alle Therapeut:innen gesetzt wird. Dasselbe können Sie für Ortschaften und Räume hinterlegen. So können Sie unter anderem Teamsitzungen noch zielgerichteter setzen: Wählen Sie spezifische Therapeuten aus, die an einer Besprechung teilnehmen sollen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Blogartikel: Blocker setzen.

 

• Serientermine mit weiteren Optionen:

Neu kann ein Serientermin auch pro Monat erstellt werden. Dasselbe gilt auch für Bocker. Weitere Informationen zu den Serienterminen finden Sie hier: Serientermine und Blockersetzen:

 

• E-Mail Funktionen:

Terminerinnerungen per E-Mail und einstellbarer Vorlaufzeit:
Neu können auch Terminerinnerungen per E-Mail in den Agenda-Einstellungen aktiviert werden. Zudem kann neu definiert werden, wie viel vorher die Erinnerung gesendet wurde. Es werden übrigens immer alle zukünftigen Termine per E-Mail übermittelt, damit der Patient jeweils alle Termine sieht. Der nächste Termin ist hervorgehoben. 

Automatische Mails bei Terminänderungen:
Schon länger können bei neuen Terminen oder Änderungen automatische Bestätigungen per Mail versendet werden. Wir haben die Logik nun dahingehend angepasst, dass die Änderungen gesammelt werden und nur noch eine E-Mail innert 30 Minuten an den Patienten rausgeht.

Neuerungen in Absagen:
Wenn ein Patient einen Termin absagt, können Sie nun Absage-Mails verschicken lassen. Dies spart Ihnen Zeit und stellt sicher, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind. Um Terminabsagen für Ihre Kundinnen und Kunden spezifischer zu versenden, besteht neu die Möglichkeit, einen Absagegrund anzugeben, der dem Kunden automatisch mitgesendet wird. Zudem können Sie Termine für einen ganzen Tag absagen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Blogartikel: Termine absagen. 

Anzahl der Termine auf der Terminkarte begrenzen:
Um eine übersichtliche Terminkarte zu gewährleisten, können Sie jetzt in der Sanasearch-Software die Anzahl der auf der Terminkarte angezeigten Termine sowie den Zeitraum, den diese abdecken sollen, limitieren. 

Erhöhte Zustellraten für SMS und E-Mail:
Durch verschiedene technische Massnahmen haben wir die Zustellrate der E-Mails weiter erhöht. Um sicherzustellen, dass Ihre SMS zuverlässig zugestellt werden, zeigt die Sanasearch-Software jetzt auch an, ob eine eingegebene Mobilnummer nicht korrekt ist. Dies gilt auch für E-Mail-Adressen.

 

• E-Mail-Information an Therapeuten bei Online-Buchung

Wenn Ihre Praxis sicherstellen möchte, dass nicht nur die Praxis, sondern auch die behandelnden Therapeut:innen bei einer Online-Buchung informiert werden, können Sie jetzt pro Therapeut:in eine separate E-Mail-Adresse hinterlegen. So erhalten die Therapeut:innen ebenfalls eine Bestätigung, sobald ein Patient oder eine Patientin den Termin gebucht hat. Alle Informationen zu den E-Mail- und SMS-Funktionen finden Sie in diesem Blog: E-Mail Funktionen und SMS-Funktionen.

 

• Verbesserungen bei online-gebuchten Terminen:

Unbestätigte Termine sichtbar: Auch unbestätigte online gebuchte Termine werden jetzt direkt in der Terminliste und in der Patientenübersicht angezeigt. Mehr erfahren Sie hier: Termine finden

 

• Option zur automatischen Übernahme:

Legen Sie fest, dass Behandlungen für online gebuchte Termine immer übernommen werden. Dies können Sie unter "Einstellungen" -> "Apps" im Register Online-Buchung anpassen. Wenn der Haken gesetzt ist, wird die Behandlung angezeigt, welche gebucht wurde. 

Ansonsten wird die Behandlung ausgewählt, welche beim letzten Termin hinterlegt war. Sie werden mit einer gelben Notiz unterhalb der Behandlung darauf hingewiesen, dass die Behandlung nicht mit der online gebuchten Behandlung übereinstimmt. Sie können die Behandlung anpassen, indem Sie auf den gelben Text klicken. Informationen zur Online-Buchung finden Sie in diesem Blog.

 

• Neue Tabelle für den Notizblatt-Editor:

Wir haben den Notizblatt-Editor erweitert, sodass Sie nun Tabellen direkt in Ihre Notizen einfügen können. In diesem Blog erfahren Sie mehr zum Notizblock-Editor: Notizblatt-Editor.

 

• Rechtschreibprüfung:

Die browser-eigene Rechtschreibprüfung wurde in die Sanasearch-Software implementiert, sodass Sie diese bei der Dokumentation nutzen können. Es ist dazu nötig, die Rechtschreibprüfung des jeweils verwendeten Browsers zu aktivieren. Erfahren Sie mehr dazu in unserem Blog: Rechtschreibprüfung.

 

• Neue Spalten für Leistungsexporte:

Die Spalten "Angefangene Arbeiten" und "Offene Posten" wurden hinzugefügt, um Ihre Buchhaltung zu erleichtern. Gemeinsam mit dem bezahlten Betrag ergibt sich eine vollständige Übersicht über den Umsatz. Mehr Informationen zur Buchhaltung mit Sanasearch finden Sie in diesem Blog.

 

• Neue Unfalltarife im 5 Minuten Takt:

Ab 1. Juli gilt für die Abrechnung von UVG-, IVG- und MVG-Leistungen ein neues System: Die Leistungen werden neu in 5-Minuten-Schritten abgerechnet. Sanasearch unterstützt den neuen Tarif bereits. Dank unserer Erfahrung mit den ähnlichen Tarifen aus der Ergo- und der Psychotherapie können wir Ihnen schon jetzt zahlreiche nützliche Funktionen anbieten, damit alles leicht von der Hand geht. Im Übrigen ist der Tarifvertrag sehr klar und einfach aufgebaut, weshalb es in der Praxis keine Probleme geben sollte. Informationen finden Sie unter: Unfalltarif im 5 Minuten Takt.

 

• Tarmed-Tarife und Podologie Tarife jetzt verfügbar:

Ab sofort gibt es die Möglichkeit, Abrechnungen mit Tarmed-Tarifen durchzuführen. Diese Neuerung ermöglicht es Ihnen, Leistungen gemäss den Vorgaben des Tarmed-Tarifsystems zu erfassen und abzurechnen. Mit dieser Erweiterung können alle medizinischen Dienstleistungen entsprechend den Tarmed-Vorgaben dokumentiert und verrechnet werden. Dasselbe gilt für die Tarife in der Podologie.

 

• Tarif 590: Vereinfachungen und neue Auswahlmöglichkeiten:

Bei der Abrechnung mit Tarif 590 können nun alle Versicherungen im VVG ausgewählt werden. Diese Erweiterung bietet Ihnen mehr Flexibilität und vereinfacht den Abrechnungsprozess erheblich.

 

• Tarif 595: Eigene Preise hinterlegen:

Analog zum Tarif 590 können nun auch bei Tarif 595 eigene Preise hinterlegt werden. Alle Tarifziffern sind integriert, sodass Sie noch flexibler abrechnen können.

 

• Auto-Save-Funktionen für Dokumente:

Ihre Software speichert jetzt automatisch Dokumente, E-Mails und hochgeladene Dateien mit der Autosave-Funktion für Dokumente. So sollten Ihre Daten auch bei einem Absturz gesichert bleiben.

 

• Einschränkung Tarife

Arbeiten mehrere Berufsgruppen zusammen in einer Praxis, so können die vordefinierten Tarife pro Therapeut:in individuell eingestellt werden.

 

• Optimierung bei Langzeitverordnungen:

Bei Langzeitverordnungen kommt es immer wieder vor, dass Versicherer Rechnungen mit zu vielen Sitzungen zurückweisen, obwohl dies gemäss Tarifvertrag erlaubt ist. Um Rückweisungen zu minimieren, können Sie nun in Sanasearch festlegen, nach wie vielen Sitzungen automatisch eine Rechnung erstellt werden soll. Dies hilft, unnötige Rückweisungen zu vermeiden und sorgt für eine reibungslose Abrechnung. Dazu mehr in unserem Blog.

 

• Unvollständige Serien:

Ab sofort steht eine neue Funktion zur Verfügung, mit der unvollständige Serien angezeigt werden können. Dabei handelt es sich um Rechnungen mit offenen Sitzungen, für die jedoch keine zukünftigen Termine geplant sind ("Leichen"). Über “Einstellungen” > “Bank & Rechnungen” > “Rechnungseinstellungen” können Sie festlegen, nach wie vielen Wochen eine Rechnung als Teil einer unvollständigen Serie gilt. Weitere Informationen finden Sie in diesem Blogartikel: Unvollständige Serie.

 

• Vorschlag E-Mail-Adressen bei Dokumentenversand:

Beim Versand von Dokumenten über die Software erhalten Sie automatisch Vorschläge für passende E-Mail-Adressen. Vorgeschlagen werden unter anderem:

die E-Mail-Adresse der Patient/ die Patientin

die E-Mail-Adresse der Versicherung,

die E-Mail-Adresse der behandelnden Therapeut/ die behandelnde Therapeutin,

sowie die E-Mail-Adresse des zuweisenden Arztes/ der zuweisenden Ärztin.

Die E-Mail-Adresse des Fachperson können Sie selbst im Programm hinterlegen. Entweder nur für Ihre Praxis oder für alle Nutzer. Dies erfolgt direkt in der “Rechnung” unter "Zuweiser" -> "Arzt ändern”.
Wenn Sie die Adresse öffentlich verfügbar machen möchten, ist aus Datenschutzgründen die Angabe der Webseite erforderlich, auf der Sie die E-Mail-Adresse gefunden haben. Mehr Informationen zum Versand finden Sie in diesem Blogartikel: Versand Dokumentation.

 

• Warteliste: 

Neu haben Sie die Option, eine Warteliste zu erstellen. In der Patientenübersicht können Sie gezielt nach Patient:innen filtern, die sich auf der Warteliste befinden. Sobald Sie für einen Patienten/eine Patientin einen Termin eintragen, wird dieser automatisch von der Warteliste entfernt und in den regulären Kundenstamm übernommen.Weitere Informationen finden Sie unter: Warteliste führen.

 

• Patienten zusammenfügen: 

Haben Sie doppelte Patienten? Neu können Sie diese zusammenfügen. Weitere Informationen finden Sie hier: Patienten zusammenfügen.

 

• Patienteninformationen in der Terminansicht:

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Namen Ihrer Klientin/ Ihres Klienten im Termin fahren,  werden die gesamten Patientendaten angezeigt.

 

• Sitzungsnummer im Kalender

Wir erleichtern Ihnen die Arbeit weiter, indem Sie in der Agenda am aktuellen Tag auf einen Blick erkennen können, bei welcher Sitzung sich der Patient/ die Patientin befindet. Auf diese Weise haben Sie beispielsweise bei 8/9 oder 14/15 Sitzungen die Möglichkeit, die Patient:innen rechtzeitig darauf hinzuweisen, dass er eine neue Verordnung einholen sollte. Zusätzlich wird bei Terminen, bei denen zum Beispiel die Verordnung fehlt, der Zuweiser nicht angegeben ist oder Patientendaten unvollständig sind, ein roter Punkt angezeigt. Klickt man auf den Termin, erhält man über das rote Ausrufezeichen eine genaue Information darüber, was fehlt. Aktuell zeigen wir diese Hinweise nur für den heutigen Tag an, um die Ladezeiten weiterhin kurz zu halten. 

 

• 65+ Warnung im Kalender:

Für Patientinnen und Patienten, die das 65. Lebensjahr erreicht haben, wird eine Warnung angezeigt, wenn eine UVG-Rechnung erstellt wird. Diese informiert Sie, dass die Abrechnung über die KVG erfolgen sollte. Dies trägt dazu bei, Rückweisungen zu verhindern und sorgt für einen reibungslosen Abrechnungsprozess.

•  Geburtstagsfunktion:

Sollte ein Klient oder eine Klientin an seinem Geburtstag einen Termin haben, wird dieser mit einem Kuchen unterhalb des Namens gekennzeichnet.

• Nicht-gesendete Rechnungen: immer neuste Versicherung vom Patienten wird übernommen:

Ändert sich die Krankenkasse eines Patienten und wird diese Information in der Patientenakte aktualisiert, so wird die Änderung automatisch auch in laufenden, noch nicht übermittelten Rechnungen übernommen.

 

• Krankenkassenkarte aus Apps kann gelesen werden:

Das Einlesen der Krankenkassenkarte ist bereits seit einiger Zeit möglich. Neu können nun auch digitale Karten direkt aus der entsprechenden App eingelesen werden.

 

• Rechnungs-Historie:

Auch bei den Rechnungen haben wir neu eine Aktivitäts-Historie: Sie können nun in Sanasearch alle vergangenen Aktivitäten der erstellten Rechnungen nachvollziehen. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie zur Rechnungs-Historie kommen: Rechnungs-Historie.

 

• Rückweisungen: Automatische Markierung bei Kopie-Erstellung:

Wenn Sie aus der Rückweisung eine neue Rechnung erstellen, wird eine bestehende Rückweisung nun automatisch als erledigt markiert. Zudem gibt es einen neuen Link, der direkt zur Bearbeitung der zurückgewiesenen Rechnung führt. Darüber hinaus haben Sie mehr Bearbeitungsfunktionen, um den Status der zurückgewiesenen Rechnung anzupassen. Weitere Informationen zum Umgang mit Rückweisungen finden Sie hier: Rückweisungen.

 

• Rechnungsprüfung/Rechnungsvalidierung

Ab sofort steht Ihnen in der Rechnungsübersicht die neue Funktion Rechnungsvalidierung / Rechnungsprüfung zur Verfügung.
Diese unterstützt Sie dabei, Ihre Rechnungen noch schneller und effizienter zu vervollständigen und zu versenden.

Gerne können Sie hier eine Schritt für Schritt Anleitung finden: Rechnungsprüfung/ Rechnungsvalidierung.

 

• Datum auf Rückweisung:

Für eine bessere Übersicht bei den Rückweisungen sieht man nun das Rückweisungsdatum direkt beim Rückweisungsgrund.

 

• Rechnungskopie mit Wasserzeichen:

Um Verwechslungen zu vermeiden, wird auf jeder Rechnungskopie schon länger automatisch das Wasserzeichen "KOPIE" eingefügt.

 

• Mahnwesen stark vereinfacht:

Das Mahnwesen wurde überarbeitet, um Ihnen eine übersichtliche Darstellung zu bieten und die Bearbeitung weiter zu vereinfachen. Wie genau Sie eine Mahnung senden, lesen Sie hier: Mahnung erstellen.

 

• KI-Zusammenfassung mit Vorlagen und eigenen Prompts

Sanasearch bietet Ihnen nun die Möglichkeit, mithilfe künstlicher Intelligenz Berichte noch schneller und gezielter zu erstellen. Wählen Sie einfach aus, aus welchen Dokumenten die Inhalte übernommen werden sollen, und bestimmen Sie die Art der Zusammenfassung (z. B. ein Bericht an einen Arzt). Durch die Eingabe eigener Prompts oder Anweisungen können Sie den Bericht zusätzlich individuell anpassen und präzisieren. Mehr Infos dazu haben Sie hier: Dokumente zusammenfassen.

 

• IBAN im Excelexport

Bei Konten mit mehreren selbständigen Therapeuten wird in der Excel-Übersicht (z. B. Leistungen von...bis) zusätzlich die IBAN von allen Therapeut:innen angezeigt.

 

• Export Buchhaltung

Die Auszüge finden Sie unter "Rechnungen" -> "Übersicht" -> "Mehr" -> "Exportieren". Anschliessend können Sie auswählen, welche Daten Sie exportieren möchten. Das Update haben wir im folgenden Blogartikel bereits angepasst: Buchhaltung mit Sanasearch.

 

• Fallführende:r Therapeut:in hinterlegen:

Die erst-verfassenden Therapeut:innen können jetzt automatisch als fallführende Therapeut:innen hinterlegt werden. So bleibt klar dokumentiert, wer die Behandlung koordiniert, und es kann nach den entsprechenden Therapeut:innen in Excel-Auszügen gefiltert werden. Die Option kann unter "Einstellungen" > "Benutzer" im Register "Einstellungen" aktiviert werden, sofern Sie mehr als einen Benutzer haben:

Die Patient:innen können Sie unter "Patienten" -> "Übersicht" zuweisen. Gehen Sie hierfür in die Details des Patienten/ der Patientin. Unter der Versicherung finden Sie ein neues Feld für die Zuweisung. Wählen Sie hier die entsprechende Person aus. Weitere Informationen finden Sie hier: Benutzer & Login-Konten.

 

• Logo pro Benutzer

Es ist nun möglich, für jeden Benutzer ein individuelles Logo zu hinterlegen (unter "Einstellungen" → Profil → "Adresse bearbeiten"). Mehr Informationen finden Sie unter Logo hochladen.

 

•  Mehrere Therapeut:innen auf der Terminkarte anzeigen:

Um den Patienten einen besseren Überblick auf den Terminkarten zu verschaffen, werden neu behandelnde Therapeuten inklusive deren Beruf (bei unterschiedlichen Berufsgruppen in einer Praxis) aufgelistet. Die gedruckte Terminkarte sieht so aus:

 

• Persönliche Unterschrift

Jetzt können Therapeut:innen ihre Unterschrift direkt in der Software hinterlegen, um diese unkompliziert in Dokumente einzufügen (nur möglich mit Benutzerlogins). Wie Sie diese Funktion im Detail nutzen können, erfahren Sie hier: Persönliche Unterschrift einfügen.

 

• Schnellere Ladezeiten für Grosspraxen:

Praxen mit mehr als zehn Therapeuten profitieren von deutlich schnelleren Ladezeiten, insbesondere bei den Rechnungen. Dank vordefinierter Filter können Sie Ihre Arbeit jetzt noch effizienter gestalten. Sie möchten sämtliche Rechnungen auf einmal sehen? Die vordefinierten Filter lassen sich ganz einfach ausschalten:

 

• Behandlungsgrund:

Der Behandlungsgrund wurde nun wieder standardmässig auf “Krankheit” gesetzt. Davor wurde der Behandlungsgrund kurzzeitig auf “Unbekannt” angepasst, jedoch erwies sich dies als weniger nützlich. Wir danken Ihnen herzlichst für Ihre Rückmeldungen.

 

• Sternchen: 

Sobald es Neuigkeiten gibt, kennzeichnen wir das für Sie oben neben dem Wort „INFO“ mit dem Sternchen-Emoji für zwei Wochen. So sehen Sie auf einen Blick: Es gibt etwas Neues! Wir nutzen diese Markierung nur bei grösseren Änderungen oder wenn ein neuer Newsletter erscheinen wird.